Dans notre monde hautement technologique, des nouveautés font constamment leur apparition pour améliorer les processus et faciliter certaines tâches. La Formation continue et l'Université de Moncton adoptent régulièrement de nouveaux moyens technologiques pour peaufiner l’expérience étudiante dans un souci d’amélioration continue. Voici un survol de trois nouveaux outils qui se retrouvent maintenant au service de sa clientèle dans les trois campus de son réseau.
Prendre en main son destin de formation
Depuis mai 2023, la Formation continue utilise la plateforme Destiny One, une technologie développée par l’entreprise Modern Campus. Ce système intégré offre de nombreuses fonctionnalités sous le nom de domaine fc.umoncton.ca. « C’est un système pour la gestion de l’apprentissage. La plateforme nous permet d’avoir un site Internet exclusif à la Formation continue qui inclut un module de commerce électronique purement dédié à l’éducation et aux formations. Nous avons donc un catalogue complet et centralisé de nos offres, à l’exception des cours crédités pour le moment », explique Guillaume Sebag, responsable du marketing et de la communication à la Formation continue.
Il note que les cours crédités s’ajouteront à la plateforme dans un second temps. Toutes les offres de formation professionnelle non créditées se retrouvent déjà intégrées dans ce nouveau système. Par exemple, les gens s’en servent maintenant pour s’inscrire aux cours de langue comme ceux de français langue seconde, d’anglais langue seconde ou d’espagnol, ainsi que les groupes de discussion pour ceux-ci. La plateforme présente aussi la possibilité de s’inscrire aux populaires camps d’immersion offerts au campus de Moncton durant la période estivale.
Le nouveau moteur de recherche permet dorénavant aux personnes utilisatrices de trouver la formation désirée en quelques clics et en effectuant des recherches par mots-clés ou thématiques. Un panier d’achats est également mis à leur disposition pour payer en ligne chacune des formations et programmes et toutes ces transactions seront archivées dans un historique facilement accessible. « Maintenant, notre clientèle a accès à un compte sur le site Web. De plus, les personnes formatrices ont accès à un compte du personnel formateur qui leur permet de suivre plus facilement les inscriptions à leur formation et accéder à leur liste de personnes inscrites », ajoute-t-il.
Du côté administratif pour la Formation continue, cet outil permet d’automatiser plusieurs tâches comme l’envoi de courriels pour tout ce qui concerne les transactions et les inscriptions. « Nous pouvons aussi l’utiliser pour envoyer des courriels de marketing comme, par exemple, des relances sur les paniers d’achats abandonnés en cours de route », ajoute-t-il.
Destiny One facilite ainsi la gestion de projets à l’interne pour l’équipe de la Formation continue, en plus de faciliter la gestion financière. « Le système nous offre en outre plus de liberté en termes de création et de design pour appuyer notre image de marque. Il permet un meilleur contrôle pour comprendre notre clientèle et affiner nos offres », conclut-il.
Un nouveau portail d’entrée
La relation entre une institution d’enseignement comme l’Université de Moncton et sa future population étudiante demande beaucoup de communications électroniques. Des courriels d’information à l’échange de données à l’aide de formulaires en ligne, le nouveau portail UMoncton permet de centraliser et d’unifier tous ces échanges en un seul endroit.
« Le portail UMoncton permet de gérer la relation entre l’institution et les personnes candidates à l’Université de Moncton. Il facilite grandement la communication entre les deux et permet de gérer plus facilement les données sur les personnes candidates. Nous pouvons ainsi collecter plus d’information sur notre population candidate et nous avons également les outils pour mieux les analyser », résume Stéphane Dupont, le responsable du service de l’admission au campus de Moncton qui a effectué l’analyse fonctionnelle de ce projet.
En fait, ce portail est commercialisé sous le nom « CRM Recruit », soit CRM qui signifie « Candidate Relationship Management » — en français, gestion des relations candidates — et « Recruit » pour « recrutement ». Comme son nom l’indique, cet outil brille particulièrement pour faciliter la gestion du recrutement des futures personnes étudiantes lors des demandes d’admission. Ainsi, les personnes candidates à l’Université de Moncton devaient auparavant franchir trois étapes distinctes. Tout d’abord, la personne devait remplir un formulaire en ligne sur le site Web de l’Université de Moncton, puis contacter l’institution par téléphone ou une autre plateforme pour payer les frais liés à cette demande. Ensuite, la personnes candidate devrait faire parvenir à l’institution toute documentation requise par courriel ou par la poste. Le personnel du service d’admission devait ensuite constituer le dossier d’admission par l’entremise de ces trois sources distinctes afin de fournir une réponse à l’étudiante ou à l’étudiant. « Grâce au portail UMoncton, la personne candidate déposera ces trois éléments en un seul endroit », rapporte-t-il avec grande satisfaction pour cette meilleure efficacité du processus.
De plus, les gens pourront suivre l’avancement de leur demande d’admission en ligne au fur et à mesure qu’elle est traitée par l’équipe de l’Université de Moncton. « Et si on demande des actions complémentaires à la personne candidate, elle pourra le faire directement dans le portail », ajoute M. Dupont.
À l’interne, cet outil facilitera le travail au quotidien avec l’automatisation de plusieurs tâches. Toutes les communications avec les personnes candidates se retrouveront en un seul endroit et pourront être consultées par les différents services pour éviter les dédoublements. Des applications permettront également de créer des plans de communications automatisés, d’envoyer des questionnaires ou des sondages, de créer des rapports d’analyses et autres. « Nous pourrons aussi organiser des évènements et facilement inviter les personnes candidates », ajoute-t-il en guise d’exemple.
Avant le portail UMoncton, seule la population étudiante à temps plein de l’Université de Moncton pouvait soumettre une demande d’admission en ligne. Maintenant, les personnes candidates de la Formation continue peuvent s’inscrire en ligne aux formations offertes au niveau des certificats, des microprogrammes et des programmes à temps partiel. « Aujourd’hui, la Formation continue a sa place dans la demande d’admission en ligne que propose le portail UMoncton », souligne M. Dupont avec fierté.
Enfin, il a tenu à souligner l’excellente collaboration de toute l’équipe pour la mise en œuvre de ce nouvel outil dans un délai relativement rapide. « Beaucoup de travail a été nécessaire à l’interne pour que cet outil reflète bien nos besoins et notre identité. Il modernise l’expérience étudiante et va maintenant nous permettre d’avoir une meilleure connaissance de nos marchés pour mieux répondre à leurs besoins », conclut-il.
MesCertif, un nouveau portefeuille électronique
Des relevés de notes aux diplômes, de nombreux documents officiels doivent changer de mains tout au long d’un parcours universitaire et lors de l’entrée sur le marché du travail. Le portefeuille numérique MesCertif.ca permet dorénavant d’entreposer de façon sécuritaire tous ces documents officiels pour la population étudiante de l’Université de Moncton et de la Formation continue. « Surtout depuis la pandémie, nous envoyons beaucoup de documents par PDF, ce qui avait ses limites en tant que sécurité. Maintenant, nous n’imprimons plus ces documents. Le portefeuille électronique MesCertif nous permet de remettre ces documents officiels d’une façon sécurisée aux étudiantes et aux étudiants », explique Mélissa Kate Lelièvre, responsable de la gestion des études au registrariat de l’Université de Moncton.
Ce système est chapeauté par l’Association des registraires des universités et des collèges du Canada et chaque organisation membre, comme l’Université de Moncton, le gère selon ses besoins spécifiques. « Le principal avantage est que les documents sont toujours disponibles. Plus besoin de faire une demande de relevés de notes sur ManiWeb pour obtenir une copie papier », souligne Mme Lelièvre avec satisfaction.
Auparavant, si une personne étudiante nécessitait un relevé de notes à trois occasions distinctes, le personnel du registrariat devait traiter chaque demande individuellement, imprimer les documents demandés, puis distribuer chaque relevé. « Maintenant, la personne étudiante peut choisir le bouton “partager” dans MesCertif et envoyer un lien par courriel à un employeur ou une autre institution pour donner accès à son relevé. Le document est sécurisé sur MesCertif et il n’y a pas de possibilité de fraude », précise-t-elle.
Aussi, les gens pourront accéder à leurs documents sur cette plateforme pendant des années après l’obtention de leur diplôme, sans avoir besoin de conserver des copies papier dans le fond d’un tiroir.
L’Université de Moncton utilise MesCertif depuis novembre 2022 et y dépose automatiquement les documents officiels pour toutes les personnes étudiantes à la fin de chaque session. Les documents officiels d’avant cette date seront déposés sur la plateforme sur demande. Les gens ont dorénavant accès aux relevés de notes, aux attestations d’inscription, aux attestations de diplômes et aux diplômes.
« Nous sommes la première institution au Nouveau-Brunswick à implanter ce système », ajoute avec fierté Mme Lelièvre.
En plus de permettre un accès immédiat à ces documents officiels, MesCertif présente également plusieurs avantages à l’interne. Le personnel n’a plus besoin de consacrer des heures à la gestion des demandes et la collaboration entre institutions pour le partage de relevés de notes sera grandement facilitée.